Un giorno un amico che lavora in una media impresa mi ha raccontato: “Ogni quindici giorni dedico un venerdì a mettere a posto le mail, cancellare, organizzare, finire di rispondere a quelle che si sono mischiate allo spam…”.

Uno degli avversari più temibili della vita lavorativa è la gestione della posta elettronica. È enorme la quantità di tempo dedicata a leggere e rispondere alle email ma soprattutto a selezionare e cancellare la miriade di spam che ci invade. Per fornire qualche dato possiamo osservare che ogni giorno vengono inviati 106 miliardi di messaggi spam e che le il dato sulle aziende che mandano più di 50.000 email al mese è salito dal 40% nel 2007 al 60% nel 2011 e che, in sintesi, l’89% di tutte le email è spam. In senso stretto o in senso lato: messaggi inutili.

Per questo Thierry Breton, che è CEO della information technology services company Atos, ha deciso di abolire la posta elettronica tra i suoi 75.000 dipendenti a partire dalla considerazione che per ogni 100 mail solo 5 erano ritenute utili lavorativamente e il tempo dedicato a cancellare messaggi era enorme. Come racconta a The Independent: “Il diluvio di informazioni sarà uno dei problemi più importanti che un’impresa dovrà affrontare [in futuro]. E ‘tempo di pensare in modo diverso”.

Così ha sostituito alla posta elettronica il sistema Atos Wiki che permette di produrre e modificare in modo collaborativo documenti online e Office Communicator che è un sistema di chat interna che permette anche videoconferenza e condivisione di file ed applicazioni.

Questa operazione mette l’accento su una serie di problemi gestionali che aprono una riflessione sull’uso della email su diversi fronti. Sicuramente l’email è lo strumento più diffuso e a cui siamo maggiormente socializzati nel campo lavorativo e se sistemi specifici di comunicazione organizzativa social network style funzionano all’interno, difficilmente permettono di interfacciarsi con l’esterno: alla Atos i clienti continuano a scrivere. Abbiamo quindi a che fare con modalità integrate piuttosto che con logiche oppositive. Quello che è certo è che ciò di cui abbiamo bisogno lavorativamente è di un sistema che consenta di gestire forme sincrone ed asincrone di comunicazione, di organizzare e rendere ricercabile le comunicazioni svolte e poter connettere documenti di diverso formato (testuali, video, immagini) alle conversazioni. Non è detto perciò che l’email per come la conosciamo, con la sua potenzialità così intrusiva e la quantità di spam circolante, sia la più adatta.

Una seconda considerazione ha a che fare con l’impiego futuro delle nuove generazioni che sono socializzate ad una realtà della comunicazione basata sul principio dell’always on che privilegia all’email altre forme: “l’uso dell’email sta crollando con un calo annuale del 31% tra i ragazzi di 12-17 anni e del 21% tra quelli di 18-24 anni”. Chat e IM sono privilegiate. Una insegnate mi ha raccontato “Ieri ho chiesto ad un mio alunno che smanetta sempre col cellulare e ha la pagina Facebook di mandarmi per email il suo lavoro di analisi geografica e mi ha detto “Prof. ma io mica so come si manda una mail”.

Ovviamente questa generazione imparerà ad usare l’email quando gli servirà per studio e lavoro, utilizzerà l’indirizzo di posta aperto per entrare in qualche social network per comunicazioni più ufficiali. Non è questo il punto. È che la forma mentale della gestione comunicativa degli impegni e delle relazioni sociali per loro sta passando da un modo di abitare la comunicazione che ha a che fare con l’istantaneità comunicativa degli IM o delle chat (anche attraverso applicazioni per gli smartphone), con la pratica di sharing e commento dei contenuti che sta nei social network, con modalità di cooperazione su specifici contenuti che è supportata dall’immediatezza della connessione attraverso tagging, eccetera.

L’email quindi non andrà in pensione presto ma il suo modo di esistere verrà relazionato ad un ambiente più complesso di comunicazione mediata.